請求管理代行サービスとは？
「請求管理代行サービス」とは、「お客様に代わって、請求書を取引先に発行する」ことを指します。
(請求管理そのものについて詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。)
企業で請求管理を担っているのは、①営業担当者②経理担当者がほとんどです。
しかし、請求管理には
・請求の締め
・請求書の発行
・請求書の送付
・入金確認
・入金リストの消込
等多くの工程があります。営業担当者、経理担当者ともにその他にも多くの業務に追われており、負担は大きなものになっています。また、特に営業担当者は経理の深い知識を持っているわけではないため、日常的にミスが発生しています。請求管理代行サービスとは、従業員の負担を大きく減らすだけでなく、経理の専門家に業務を任せることによってミスを減らすことができるサービスです。
では具体的にどのようなメリットやデメリットがあるのか、以下で説明していきます。
請求管理代行サービスのメリット
請求管理代行サービスを導入するメリットは主に以下2点です
それぞれ詳しくご説明していきます。
①業務の効率化
請求管理代行サービスを導入することにより、社内で請求管理を行う必要がなくなります。請求管理には①で挙げた業務以外にも与信審査、督促などの業務が含まれます。社内の煩雑な業務を外注することで、効率化を図ることができます。
そのため、今まで自分の営業先に関する請求管理業務を行っていた営業担当者は、請求管理業務を行う必要がなくなり、本来の営業業務に専念することができます。営業担当者は会社の業績アップの重要な役割を担っています。請求管理業務を外注することは、会社の売上アップにも直結するのです。
また、請求管理代行サービスを利用すると、経理担当者は他の経理業務に専念することができます。経理担当者は、日次、月次、年次の多くの業務を担っています。具体的には、日次では現金出納管理、経費精算、伝票記帳・整理、月次では、従業員の給与計算や社会保険料の計算、月次決算書の作成、予算実績管理、年次では決算整理、年次決算書の作成、税務申告、賞与計算等その他多くの業務があります。その中でも、簡単に思える作業ながら、逐一状況を確認し、対応する必要があるのが請求管理です。請求管理を外注すれば、経理担当者の負担を大きく減らすことができ、他の正確な経営戦略立案に必要な他の業務に集中することができます。
②正確性の向上
請求管理代行サービスを利用すると、ミスが減ります。当然ですが、日々様々な請求業務を行う専門家が業務を担うことになるため、営業担当者や経理担当者に業務を任せるより、専門家に業務を任せたほうが、ミスは減ります。請求ミスは企業にとって大きなリスクです。最悪の場合、会社への損害賠償請求や信頼低下に繋がりかねません。
リスクを回避する点でも、請求管理代行サービスは有効な手段となります。
請求管理代行サービスのデメリット
もちろん、請求管理代行サービスにもデメリットはあります。ここでは、以下の2点をご説明します。
①代行頼りになり、社内にノウハウが蓄積できない
請求管理業務を外注することは、会社の業務量を減らすことができるため大きなメリットです。しかしその一方で、自社の従業員に業務のノウハウが蓄積されないという欠点があります。もし、代行を依頼する以前から業務を担っていた従業員が退職した場合には、自社のノウハウが引き継がれなくなってしまう可能性があります。
もし、請求管理代行を利用するが請求に関わるノウハウを社内に蓄積したい場合には、請求管理を外注する範囲を限定するのも一つの手です。また、経理担当者を複数人にし、退職者が出てもノウハウを引き継ぐことができる体制を整備しておくことも重要です。
②切り替え時の手間がかかる
請求管理代行を利用する際、代行開始時に手間がかかる場合があります。
請求管理に限定した話ではありませんが、会社内に何らかの変化を与える場合、新しいルールを社内に周知徹底する必要があります。社内に認識のズレが発生していた場合、サービスを導入する以前よりも請求業務に工数がかかってしまう可能性があります。
リスクを減らすためにも、社内報や全体会議などにて情報共有をする場を用意すると良いでしょう。また、社内に質問ができる仕組みを整えていくことも重要です。問題や疑問が発生した場合に、誰に聞けば良いのかを制度化し、明示すると、会社全体の代行サービスへの理解が早く進みます。
ここまで請求管理代行サービスのデメリットをご説明してきました。
確かにデメリットもありますが、請求管理代行サービスを利用すれば、担当者の退職を気にする必要がなく効率化でき、ミスが減るというメリットはかなり大きいものです。
請求管理代行サービスの選び方の注意点
では次に、請求代行サービスを選ぶ際の注意点について、ご説明します。
請求管理代行サービスを選ぶ際に注意すべき点は、一言で表すと「会社の状況に合わせること」です。以下で詳しく説明していきます。
①自社の状況をしっかりと把握する
はじめにご説明した通り、「請求管理」といっても、与信審査、請求書発行、入金管理、督促、代金回収などその中身は細かく分かれています。請求管理代行を選ぶ際には、どの業務を依頼したいのかを明確にする必要があります。自社の工数を使っているのはどの業務なのか、どの業務を依頼すればいいのかを把握してから、請求管理代行サービスを選びましょう。
②サービス内容を詳しく知る
代行サービス会社によって、サービス内容や料金は大きく異なります。
例えば、「請求管理代行」と一括りにする会社もあれば、「入金管理代行」「代金回収代行」などと、細かく代行サービスを分けている会社もあります。また、そのサービスの種類によって料金体系も大きく異なります。サービス内容や料金体系については、多くの代行サービス会社のホームページに記載されています。しかし、料金の詳細は個別問い合わせで見積もりを取った上で決定されることがほとんどです。まずは代行サービス会社に問い合わせることをおすすめします。
自社の状況を把握したうえで、必要なサービス内容を満たす代行サービス会社を選びましょう。
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